প্রথমেই আবেদন পত্রের উপরের অংশে তারিখ লিখতে হয়। তার নিচে প্রাপকের নাম, পদবী এবং প্রতিষ্ঠানের ঠিকানা উল্লেখ করা উচিত। এরপর বিষয় (Subject) লাইন লিখতে হয়, যেখানে সংক্ষেপে আবেদন করার উদ্দেশ্য উল্লেখ থাকবে। বিষয় লাইনটি স্পষ্ট ও নির্দিষ্ট হওয়া জরুরি, যাতে প্রাপক এক নজরে পত্রের উদ্দেশ্য বুঝতে পারেন।

মূল অংশে নিজের পরিচয় ও প্রয়োজনীয় তথ্য সংক্ষেপে তুলে ধরতে হবে। অপ্রয়োজনীয় কথা বা অতিরিক্ত বর্ণনা পরিহার করা উচিত। যদি চাকরির জন্য আবেদন করা হয়, তবে শিক্ষাগত যোগ্যতা, অভিজ্ঞতা ও দক্ষতার কথা উল্লেখ করতে হবে। আবার ছুটির আবেদন হলে ছুটির কারণ ও সময়সীমা পরিষ্কারভাবে লিখতে হবে। ভাষা সবসময় ভদ্র, মার্জিত ও আনুষ্ঠানিক হওয়া উচিত।

আবেদন পত্রের শেষ অংশে কৃতজ্ঞতা প্রকাশ করা এবং প্রার্থনার বাক্য যুক্ত করা প্রয়োজন। যেমন—“আপনার সদয় বিবেচনার জন্য প্রার্থনা করছি” বা “আপনার অনুকূল সিদ্ধান্ত প্রত্যাশা করছি।” এরপর বিনীতভাবে সমাপ্তি টানতে হবে, যেমন “বিনীত” বা “নিবেদক” লিখে নিজের নাম, স্বাক্ষর এবং প্রয়োজন হলে যোগাযোগের তথ্য উল্লেখ করতে হবে।